Prêtons l’oreille quelques instants pour entendre le doux chant des oiseaux, fidèles au rendez-vous après le retour des températures de saison. Le soleil réchauffe nos cœurs malgré les actualités peu rassurantes (voire carrément déprimantes) qui nous assaillent et nous rappellent, gentiment, que le monde n’est pas un havre de paix. Et puis… la nuit laisse enfin place au jour pour que nous profitions, ensemble, de matinées ensoleillées et de longues soirées non alcoolisées.
Vous n’êtes pas d’accord avec la dernière phrase ? Tant pis pour vous, c’est mon article et je fais ce que je veux.
D’ailleurs, j’ai décidé qu’on allait célébrer le printemps en faisant un petit nettoyage qui ne nous fera pas de mal. Préparons donc pelles et balais, chiffons et torchons. Dépoussiérons l’aspirateur et passons un coup d’éponge sur cette serpillère pleine de toiles d’araignées pour nous offrir un nouveau départ, placé sous le signe du rangement, de l’organisation et de l’efficacité. Oublions cette fichue procrastination et effectuons le premier geste qui nous assurera un environnement plus propre et plus motivant.
Après l’Art de la Guerre, voici un court extrait du non moins populaire l’Art de ranger ses fichiers.
Remarque pertinente : vous êtes libre d’avoir votre propre organisation, je ne partage la mienne qu’à titre informatif.
Ce qui importe dans une organisation, c’est que vous vous y retrouviez. Si un cuisinier dispose ses couteaux dans un ordre bien précis et si un mécanicien rassemble la plupart de ses outils dans une même caisse, c’est non seulement pour gagner du temps, mais aussi pour éviter un pic de stress inutile en plein rush. Aussi, dans le cadre d’une bonne gestion des dossiers, je vous suggère de créer un dossier qui regroupera toutes les ressources liées aux projets, à l’exception des factures.
Et ce dossier, vous allez le mettre directement sur votre bureau, à proximité de l’icône de votre outil de TAO préféré pour deux raisons :
– Cela vous évitera de le chercher pendant plusieurs secondes et de le confondre avec d’autres dossiers (si vous gardez l’apparence par défaut) au départ.
– Cela vous évitera de perdre du temps et de la patience en ouvrant votre poste de travail ou « Mes documents », un répertoire qui comporte sans aucun doute un bon milliard de fichiers n’ayant aucun lien avec la traduction.
[L’objectif, pour ceux qui ne l’auraient pas compris, est simple : il s’agit d’être efficace, de gagner de précieuses secondes quotidiennement pour profiter d’une plus longue pause-café (prochainement, un article sur les différentes machines à expresso et l’affrontement titanesque entre Café moulu et Café en grains). Promis, ce sera la dernière blagounette de l’article. Redonnons au sérieux la place qui lui est consacrée.]
Une fois le dossier racine créé et mis en évidence, nous allons devoir le remplir avec une quantité incalculable de sous-dossiers et de fichiers, tout en assurant une clarté constante. Voici un exemple de structure qui pourrait vous inspirer :
Comme on peut le constater ici, j’ai abusé des préfixes et ne m’en suis pas privé. Windows trie les fichiers en respectant l’ordre alphanumérique : il commence par les caractères spéciaux (&, %, etc.), continue avec les chiffres et termine avec les lettres.
« Qu’à cela ne tienne, j’ai une idée derrière la tête. Ce qui serait bien, c’est qu’on est un premier dossier qui serve de structure de base pour tous les projets, de sorte qu’un simple copier/coller des différents répertoires (voir plus bas) nous permette de préparer une commande en deux temps, trois mouvements. »
« Il me faudrait aussi deux répertoires qui serviront de chemin d’accès pour les grosses mémoires et bases terminologiques. Si si, vous savez, celles qui se révèlent toujours utiles dans un domaine spécifique ! Voilà, c’est ça. On n’a pas spécialement envie que memoQ les classe dans son répertoire par défaut, au fin fond du lecteur C: si vous voyez ce que je veux dire. »
« Ensuite… va falloir qu’on trouve un moyen de classer tous les projets par ordre chronologique. On pourrait effectivement apposer la date de création du projet en commençant par les années, les mois et les jours (format YYYYMMDD), mais j’ai peur que nous perdions en lisibilité au fil des semaines. Essayons plutôt le système suivant : on commence le préfixe par la lettre A qui correspond à la première année d’exercice (B pour la deuxième année, etc.) à laquelle on ajoute le numéro du projet pour obtenir l’ordre chronologique souhaité. Après avoir inséré un underscore, on indique ensuite le nom du projet à la place des XXX et on termine avec le nom du client à la place du YYY. »
« Okay, ça se tient à peu près. Maintenant, il faut s’assurer que notre structure interne soit la plus complète possible et que l’on n’est pas des fichiers qui se baladent à droite et à gauche. Dans le dossier « 0 », on mettra les fichiers originaux à traduire. Puis on s’arrangera pour que memoQ crée la structure du nouveau projet dans le second dossier (« 1_Projet »), et ainsi de suite. On veut faire en sorte que toutes les ressources soient dans des cases pour que, au cas où, on est accès aux informations souhaitées en quelques clics. »
Sur le papier, cette organisation me plait. Elle répond à mes attentes et l’on peut utiliser le système d’indexation de Windows pour rechercher un ancien projet parmi les centaines/milliers d’autres dossiers qui sont archivés. Vous allez me dire « si c’est pour utiliser la fonctionnalité d’indexation à un moment ou à un autre, quel est l’intérêt d’une telle structure ? En ce qui me concerne, je fonctionne de telle façon depuis x années, et je ne vois pas tout changer du jour au lendemain pour gagner quelques secondes par jour. » et je ne pourrai qu’acquiescer en silence.
En pratique, toutes les organisations nécessitent une certaine rigueur. Il existe d’autres manières de classer ses répertoires (par client, par domaine, par sujet) et si votre façon vous convient… je comprendrais que vous n’ayez aucune envie de remettre en question un modèle vieux d’une décennie. Si vous souhaitez quand même vous lancer dans de tels travaux, essayez d’automatiser les actions de base pour tenir une organisation efficace et à jour. Vous pouvez, par exemple :
– préparer des fichiers Excel dans le dossier « Termbase – Schémas » pour n’avoir à indiquer que le numéro des pages et le contenu des figures qui n’a pas été traité par votre logiciel de TAO.
– extraire la mémoire de traduction du projet une fois le fichier cible exporté, pour conserver une copie à une date clef.
– mettre à jour un fichier .txt à chaque fois que le client vous envoie un courriel à propos du projet.
– enregistrer les analyses, effectuées par votre logiciel TAO, dans le dossier approprié pour suivre votre productivité sur un sujet en particulier.
Je vous le concède, toutes ces opérations prennent du temps. On pourrait passer des journées entières à décomposer un projet et préparer l’avenir avec des statistiques qui n’ont pas forcément du sens. Sauf que tout cela n’est pas rémunéré.
Libre à vous de placer le curseur en fonction de votre niveau d’exigence (ou de méticulosité) et de vos besoins. Un minimum d’organisation est indispensable, cela va sans dire, et je pense que tout investissement réfléchi se révèle payant au fil du temps. Je préfère prendre le temps d’avoir un répertoire bien propre et rangé dans lequel je trouverai rapidement (et à coup sûr) l’information qui m’a été demandée, plutôt que de soupirer et de froncer les sourcils pendant 15 minutes à la recherche d’une traduction ancestrale au nom douteux, stockée à la va-vite et par inadvertance dans les entrailles du lecteur C:
Un mot de la fin, peut-être ?
Je suis désolé d’avoir frustré les amateurs et fervents admirateurs de l’état d’esprit « YOLO », mais si cela peut vous aider d’une quelconque manière que ce soit, j’en serai ravi. Si vous vous sentez d’attaque, n’hésitez pas à partager votre système de rangement qui peut se révéler tout aussi intéressant à l’usage.